Làm thế nào để tránh overbooking trong khách sạn?

Trong lĩnh vực khách sạn, overbooking là một thách thức thường xuyên mà cả hệ thống khách sạn và khách hàng đều cần phải đối mặt. Overbooking xảy ra khi khách sạn đặt nhiều phòng hơn số lượng phòng thực sự có sẵn, và đây là một phần quản lý chiến lược để đảm bảo tối ưu hóa doanh thu. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến tình trạng khách hàng bị từ chối lưu trú, mà không ai muốn trải qua.

Overbooking trong khách sạn là gì?

Overbooking trong khách sạn là tình trạng khi khách sạn nhiều phòng đặt hơn số lượng phòng thực sự có sẵn để cho thuê. Thông thường, khách sạn thực hiện overbooking dựa trên kỳ vọng rằng một số khách hàng sẽ hủy đặt phòng hoặc không xuất hiện vào ngày đặt phòng. 

Tuy nhiên, tình trạng overbooking có thể gây ra các vấn đề như:

• Từ chối lưu trú: Khi tất cả các phòng đã được đặt và tất cả khách hàng đã xuất hiện, khách sạn có thể phải từ chối lưu trú một số khách hàng, điều này gây sự phiền toái và thất vọng cho họ.
• Thất vọng và mất danh tiếng: Overbooking có thể làm mất lòng tin của khách hàng và gây tổn thương danh tiếng của khách sạn.
• Phải bồi thường: Nếu khách sạn từ chối lưu trú một khách hàng đã đặt phòng, họ có thể phải bồi thường cho khách hàng bằng cách cung cấp chỗ ở thay thế hoặc hoàn tiền.

Để tránh tình trạng overbooking hoặc quản lý nó một cách hiệu quả cần đề ra một chiến lược thông minh và các biện pháp đề phòng. Dưới đây là một số cách để bạn làm điều đó.

1. Sử dụng Channel Manager

Một trong những công cụ quan trọng để tránh overbooking là sử dụng một channel manager (quản lý kênh). Channel manager giúp đồng bộ hóa thông tin phòng trên nhiều kênh phân phối khác nhau và cập nhật số lượng phòng còn trống tức thì khi có đặt phòng mới. Điều này giúp tránh sự không đồng bộ hóa thông tin, nguyên nhân chính gây ra overbooking.

2. Xác định Số Lượng Phòng Thực Sự Có Sẵn

Để tránh overbooking, bạn cần xác định số lượng phòng thực sự có sẵn trong khách sạn của bạn. Đừng xem xét quá mức và đảm bảo bạn không đặt phòng nhiều hơn con số này trên bất kỳ kênh phân phối nào.

3. Thiết lập Chính Sách Rõ Ràng về Hủy Đặt Phòng

Chính sách hủy đặt phòng rõ ràng và cụ thể giúp bạn kiểm soát tình trạng overbooking. Bạn có thể đặt một khoản tiền đặt cọc hoặc quy định thời hạn hủy đặt phòng để giảm nguy cơ mất phòng đột ngột.

4. Thực Hiện Revenue Management

Áp dụng revenue management để điều chỉnh giá cả dựa trên dự đoán về sự cầu cứu thay đổi. Khi có nhiều đặt phòng hơn dự kiến, bạn có thể tăng giá cả để giới hạn sự đặt phòng thêm, từ đó giảm nguy cơ overbooking.

5. Tạo Kế Hoạch Đặt Phòng Thay Thế

Khi overbooking xảy ra, hãy sẵn sàng có một kế hoạch thay thế. Hãy thiết lập hợp đồng với các khách sạn hoặc nhà nghỉ khác trong khu vực để đảm bảo rằng bạn có chỗ để đặt khách hàng của mình trong trường hợp khẩn cấp.

Channel Manager: Giải pháp thông minh để tránh Overbooking trong ngành khách sạn

Channel manager (quản lý kênh) là một phần quan trọng trong ngành khách sạn và lữ hành. Nó giúp quản lý phòng và giá cả trên nhiều kênh phân phối trực tuyến khác nhau, giúp tối ưu hóa doanh thu và tránh tình trạng overbooking. Dưới đây là cách channel manager hỗ trợ tránh tình trạng overbooking:

• Tự động đồng bộ hóa thông tin phòng: Channel manager liên tục đồng bộ hóa thông tin về số lượng phòng còn trống và giá cả trên tất cả các kênh phân phối. Khi một khách đặt phòng qua bất kỳ kênh nào, hệ thống sẽ cập nhật số lượng phòng còn trống trên tất cả các kênh khác một cách tức thì. Điều này giúp tránh tình trạng overbooking do thông tin không đồng bộ.
• Quản lý tối ưu hóa: Một số channel manager cung cấp chức năng quản lý tối ưu hóa (revenue management) để điều chỉnh giá cả tự động dựa trên thông tin về sự cầu cứu. Khi một kênh có nhiều đặt phòng hơn dự kiến, giá có thể tăng lên để hạn chế sự đặt phòng thêm. Điều này giúp giảm nguy cơ overbooking trong khi tối ưu hóa doanh thu.
• Thiết lập ngưỡng tối đa cho đặt phòng: Channel manager cho phép bạn thiết lập ngưỡng tối đa cho đặt phòng trên từng kênh cụ thể. Khi số lượng đặt phòng gần đạt đến ngưỡng, hệ thống sẽ ngừng cho phép đặt phòng trên kênh đó, giúp tránh overbooking.
• Quản lý hạn chế về thời gian: Bạn có thể thiết lập hạn chế về thời gian cho việc đặt phòng, chẳng hạn như số đêm tối thiểu hoặc tối đa, để giới hạn sự cố đặt phòng không mong muốn.
• Tạo cảnh báo và thông báo: Channel manager thường cung cấp tính năng cảnh báo và thông báo để bạn nhận được thông tin nhanh chóng về tình trạng đặt phòng và số lượng phòng còn trống. Điều này giúp bạn có thể thực hiện các biện pháp kịp thời để tránh overbooking.

Tóm lại, channel manager đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tình trạng overbooking trong ngành khách sạn bằng cách tự động đồng bộ hóa thông tin, quản lý tối ưu hóa giá cả, thiết lập ngưỡng tối đa cho đặt phòng, quản lý hạn chế về thời gian và cung cấp cảnh báo và thông báo. Điều này giúp bạn tối ưu hóa doanh thu và đảm bảo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng của mình.