6 tính năng quan trọng của phần mềm quản lý khách sạn

Các khách sạn với phân khúc từ 2 đến 4 sao trong năm 2017 cho rằng việc quản lý mất rất nhiều công sức. Để công việc quản lý được hiệu quả, phần mềm đóng một vai trò rất quan trọng. Nhưng không phải tất cả các giải pháp phần mềm quản lý khách sạn tại Việt Nam đều được thiết kế và phát triển giống nhau. Chúng tôi đã biên tập danh sách 6 chức năng quan trọng mà một phần mềm phải có sau khi tìm kiếm xu hướng của các phần mềm quản lý khách sạn trên thế giới cũng như tại Việt Nam

1. Khả năng dễ dàng sắp xếp sơ đồ phòng

Một sơ đồ phòng hiển thị dưới dạng lịch đặt phòng theo ngày tháng là nền tàng của bất cứ hệ thống phần mềm quản lý khách sạn. Với lịch đặt phòng này, cho phép người sử dụng phần mềm dễ dàng quản lý trực quan các thông tin đặt phòng cũng như tình trạng phòng trống. Một phần mềm tốt thường hổ trợ thêm khả năng kéo thả để sắp xếp thông tin đặt phòng, người sử dụng sẽ thấy rất thuận tiện với chức năng này.

2. Quản lý giá bán/thuê phòng

Một trong những chức năng quan trọng nhất của một phần mềm khách sạn là khả năng quản lý được giá bán phòng theo mùa cũng như đối tác. Trong thị trường du lịch tại việc nam hiện nay, giá bán/thuê phòng khách sạn thường xuyên biến động bởi nhiểu yếu tố khác nhau như mùa, thời gian trong tuần hay kênh phân phối, v.v. Do đó, các kế hoạch với tỷ lệ khách nhau là cực kỳ cần thiết. Một phần mềm quản lý khách sạn tốt sẽ cho phép bạn quản lý giá bán theo đối tác, theo thời gian, theo mùa lễ hội, chương trình khuyến mãi cũng như các đối tác phân phối khác nhau.

3. Tích hợp kênh phân phối online

Phân phối bán phòng là một trong những cách mà các khách sạn nhỏ có thể cạnh tranh với các thương hiệu khách sạn lớn khác. Các nhà cung cấp quản lý kênh phân phối đã trở nên phổ biên và giá cả hợp lý hơn trong vài năm trở lại đây. Một chức năng quan trọng của phần mềm quản lý khách sạn là khả năng tích hợp quản lý kênh phân phối, giúp cho người sử dụng dễ dàng sử dụng tất cả chức năng trong cũng một hệ thống kết nối với nhau

4. Báo Cáo

Để đánh giá một phần mềm quản lý khách sạn tốt, chỉ cần xem các báo cáo quan trọng tức thời là biết được hệ thống vần hành hiệu quả hay không, giúp các nhà quản lý nhanh chóng đưa ra các quyết định

Các báo cáo về cơ bản được phân loại ra các loại bên dưới

- Báo cáo bán hàng : báo cáo tổng hợp giúp bạn xem các tài sản của bạn đang được bán theo tỷ lệ như thế nào theo thời gian, đối tác cũng như số đêm cũng như giá bán bình quân

- Báo cáo tài chính : báo cáo dòng tiền dùng để kê khai doanh thu, thuế, hoá hồng, thu nhập ròng ... 

- Báo cáo hoạt động hằng ngày: báo cáo này giúp cho các nhân viên và quản lý có thể giao tiếp hiệu quả với nhau khi mà có rất nhiều giao dịch phát sinh trong ngày.

5. Cơ sở dữ liệu khách hàng

Một hệ thống phần mềm quản lý khách sạn tốt về cơ bản giống như một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng cơ bản, nơi hệ thống sẽ lưu trử thông tin chi tiết của khách hàng trở thành một tài sản quan trọng của khách sạn để có thể sử dụng. Tiếp thị qua email hoặc các công cụ mạng xã hội về các sự kiện địa phương, giảm giá và các thông tin quan trọng khách. Tuỳ thuộc vào khách sạn, bạn có thể có một số lượng đáng kể các khách hàng củ sẽ quay lại sử dụng dịch vụ của khách sạn.

6. Khả năng cập nhập phần mềm và hổ trợ từ xa

Khách sạn của bạn đơn giản như ký trúc xá ở những nơi xa sôi đến những nơi xa hoa đẳng cấp tại Việt nam khi mà đội ngủ IT nhiểu khi rất xa xỉ

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm là có thể chạy online giúp hổ trợ cũng như cập nhật phần mềm từ xa. Một phần mềm quản lý khách sạn tuyệt vời hơn nếu xây dựng dựa trên nền tảng điện toán đám mây