Làm sao để chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất?

Khách sạn là một loại hình hoạt động kinh doanh mà cung cấp một lượng lớn các dịch vụ cho khách lưu trú như ăn uống, chổ ở, đi lại, giải trí

Tùy vào quy mô của khách sạn mà bạn cần một phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.

Quản lý khách sạn là gì và vì sao bạn phải cần một phần mềm quản lý khách sạn

Khách sạn cần sử dụng phần mềm vì

 

1. Nó tích hợp tất cả các hoạt động quan trong của khách sạn vào trong một nền tảng chung

2. Nó cung cấp thông tin tức thời về chổ ở, đặt phòng, nhà hàng, mini-bar, ...

3. Nó cung cấp thông tin sức khỏe kinh doanh mà rất hữu ích cho quản lý cấp cao để hoạch định muc tiêu kinh doanh cũng 4. như đầu tư theo chiến lược tốt hơn

5. Nó là đồn bẩy, thúc đẩy sự hiệu quả của các nhân viên lễ tân, kinh doanh hoạt động với hiệu suất và năng suất cao nhất

6. Nó đơn giản hóa các hoạt động phức tạp hằng ngày
Nó đem lại sự thuận tiện cho các nhân viên khách sạn cũng như khách lưu trú

Làm sao chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất

Làm sao chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất

Bạn có cần mua một phần mềm với đầy đủ các chức năng từ bộ phận lễ tân, kinh doanh, buồng phòng, kế toán, nhân sự?

Việc chọn một phần mềm quản lý phụ thuộc vào hạng sao cũng như quy mô của khách sạn

I. Với một khách sạn dưới 2 sao - quy mô dưới 25 phòng, bạn chỉ cần một cuốn sổ với mẫu là sơ đồ phòng được bố trí loại phòng và ngày tương ứng là bạn hoàn toàn có thể quản lý thông tin đặt phòng cũng như tình trạng buồng phòng hằng ngày. Nếu bạn muốn đem đến hình ảnh về sự chuyên nghiệp của khách sạn cũng như sự thuận tiện cho nhân viên lễ tân, bạn chỉ cần một phần mềm quản lý khách sạn với những chức năng sau:

- Chức năng set bill cho khách hàng: với chức năng này, thay vì bạn phải viết bill bằng tay, việc sử dụng phần mềm sẽ tự động cho ra hóa đơn cho khách hàng bao gồm tiền phòng và tiền dịch vụ

- Chức năng quản lý đặt phòng : chức năng này cho phép bạn nhận đặt phòng lên hệ thống thay vì cập nhật vào cuốn sổ đặt phòng bằng tay. Với sự tính toàn nhanh chóng của máy tình, bạn có thể kiểm tra tình trạng phòng, công suất phòng, giúp phản hồi nhanh chóng mỗi khi có khách yêu cầu đặt phòng

Như vậy, với một phần mềm đơn giản dễ sử dụng, chạy ổn định, giá cả hợp lý là bạn có thể cải thiện được hình ảnh của khách sạn cũng như tạo tâm lý làm việc chuyên nghiệp, thoải mái cho nhân viên của bạn.

II. Với một khách sạn từ 2 đến 3 sao - quy mô từ 25 phòng đến 50 phòng, việc quản lý trở nên phức tạp hơn khi bộ phận bán hàng phải xử lý yêu cầu nhiều hơn cho khách lẽ cũng như khách đoàn, nghiệp vụ lễ tân trở nên phức tạp hơn khi phát sinh thềm yêu cầu quản gộp bill, tách bill đòi hỏi phần mềm phải linh hoạt hơn. Khách đoàn phát sinh dẫn đến việc quản lý công nợ, quản lý master bill.
Chưa kể, nếu khách sạn của bạn có nhà hàng bạn cần phải quản lý xuất ăn sáng cho bộ phận nhà hàng. Ngoài ra, bộ phận kinh doanh mong muốn chạy chương trình phức tạp hơn như khuyến mãi theo số đem ở hoặc dựa trên tổng bill. Giá phòng sẽ trở nên phức tạp hơn khi nó được set cho từng đêm dựa trên chương trình khuyến mãi hoặc vào mùa lễ - dịp tết. Một số module mà bạn nên kiểm tra xem một phần mềm nào đó có thể đáp ứng?
- Tạo đặt phòng cho khách đoàn
- Quản lý xuất ăn sáng
- Hổ trợ gộp bill/tách bill - master bill
- Quản lý doanh thu, công nợ
- Có hổ trợ booking engine - channel manager

III. Với một khách sạn quy mô từ 3 đến 5 sao - quy mố từ 50 đến 200 phòng, công việc quản lý sẽ được tích hợp ở tất cả các phòng ban, nó không dừng lại chỉ là phần mềm quản lý mà là một giải pháp quản lý khách sạn tổng thể
Bạn cần có các giải pháp được thiết kế dành riêng mà có thể cung cấp các thông tin bạn cần vào bất cứ khi nào bạn cần – bất kể là bạn làm việc trong một hệ thống khách sạn lớn mang tầm cỡ quốc tế, hay một chuỗi nhà hàng khách sạn nhỏ, hay chỉ là một khách sạn độc lập.
Bạn không thể đáp ứng được các nhu cầu riêng biệt của ngành nhà hàng khách sạn chỉ với một phần mềm chung sử dụng được cho mọi ngành. Bạn có thể cần một giải pháp cho ngành khách sạn được tạo ra để giúp:
– Tăng trưởng toàn diện.
– Cải thiện dịch vụ khách hàng.
– Hợp nhất dữ liệu tốt hơn.
– Giảm chi phí.
– Vận hành hiệu quả hơn.
– Tối ưu hóa cơ hội doanh thu.
– Tăng tốc phân tích tài chính.
– Tự động hóa quy trình.
– Bảo mật dữ liệu theo đúng các quy định an ninh.

Kết luận: như vậy, việc tìm hiểu bản chất của ngành công nghiệp quản lý khách sạn, hiểu được tính chất quản lý khách sạn của từng quy mô khách sạn, resort, villa hoặc homestay, bạn sẽ dể dàng hơn trong việc lựa chọn cho mình một sản phẩm phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, tiết kiệm chi phí và hiệu quả.

 

 

Có thể bạn quan tâm

Khái niệm phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn tại Đà nẵng