Front Office- Đăng ký khách
Đăng ký khách là gì, nhưng ghi lại thông tin của khách cho mục đích chính thức. Tại thời điểm đặt phòng, nhân viên lễ tân yêu cầu khách nhập thông tin cá nhân của họ trên GRC.
Hoạt động đăng ký là bắt buộc cho cả hai; khách với chỗ ở dành riêng cũng như cho khách đi bộ. Khi đăng ký, khách phải nhập thông tin quan trọng về GRC như tên khách, số liên lạc, mục đích lưu trú tại khách sạn và chi tiết hộ chiếu cũng như visa trong trường hợp khách nước ngoài. Nhân viên lễ tân có trách nhiệm không tiết lộ thông tin của khách cho những người không được phép. Hãy để chúng tôi tìm hiểu thêm về đăng ký.
Thủ tục đăng ký trước
Thủ tục này liên quan đến những khách tiềm năng tìm hiểu về sự sẵn có của loại chỗ ở mong muốn. Việc đăng ký cũng có thể được tiến hành trước khi đến. Nó có thể được thực hiện thông qua cuộc trò chuyện điện thoại trong trường hợp khách thường xuyên, VIP, hoặc khách nhóm. Trong trường hợp khách mới bước vào, không đăng ký trước vì không có sự tương tác trước giữa khách và khách sạn. Hoạt động đăng ký trước tăng tốc quá trình đăng ký thực tế nơi chỗ ở mong muốn được đánh dấu là đã đặt trước.
Xác minh danh tính của khách
Kể từ khi các cuộc tấn công khủng bố vào ngày 11 tháng 11, các khách sạn đang ủy thác xác minh danh tính của khách. Nhân viên xác minh danh tính của khách trước bằng cách lịch sự hỏi tên của khách. Sau đó, nhân viên yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh như giấy phép lái xe hoặc thẻ căn cước hợp lệ của một tổ chức nổi tiếng nơi khách đang làm việc. Nếu khách đến từ nước ngoài, nhân viên yêu cầu họ xuất trình hộ chiếu. Nhân viên được ủy quyền để hỏi bất kỳ câu hỏi xác minh một cách lịch sự. Bản sao thật của hộ chiếu hoặc thẻ căn cước được thực hiện để xác minh danh tính của khách và để chuẩn bị cơ sở dữ liệu khách.
Mẫu đăng ký khách
Sau đây là định dạng của thẻ đăng ký
Tạo hồ sơ đăng ký
Khi khách đến khách sạn, nhân viên lễ tân giao chìa khóa GRC cho khách để điền thông tin. Trong trường hợp khách VIP, nhân viên sẽ nhập thông tin trên thẻ và nhận chữ ký của khách. Sau đó nhân viên sẽ tạo một hồ sơ đăng ký của khách, ký gửi, đính kèm bản sao thực sự của hộ chiếu hoặc các thẻ ID khác và các tập tin này trong tập tin lịch sử của khách. Bản ghi đặt trước của khách được tạo dưới dạng bản ghi đăng ký trong hệ thống phần mềm.
Thiết lập phương thức thanh toán
Du khách có thể thanh toán trước hoặc tại thời điểm trả phòng. Những người đã thanh toán trước được đặt trong danh sách Paid-In-Advance (PIA). Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau trong đó một chế độ mà khách hàng thích được ghi lại tại thời điểm đăng ký. Có sẵn phương thức thanh toán sau -
- Thanh toán bằng tiền mặt (bao gồm cả lệnh chuyển tiền, séc du lịch).
- Thanh toán bằng Thẻ tín dụng / Thẻ ghi nợ (chỉ được chấp nhận nếu thẻ chưa hết hạn).
- Kiểm tra Thanh toán (nơi không chấp nhận séc sau ngày).
- Thanh toán trực tiếp.
- Thanh toán đặc biệt như thẻ quà tặng và phiếu quà tặng.
- Khách cần chọn một trong các tùy chọn thanh toán tại thời điểm đăng ký.
Chỉ định chỗ ở
Nhân viên Lễ Tân chỉ định chỗ ở cho khách khi đăng ký hoàn tất. Nhân viên ghi lại số chỗ ở vào PMS và mô tả ngắn gọn về các thuộc tính tích cực của nó. Nhân viên đặt phòng cũng thông báo cho bell-boy mang hành lý của khách.
Phát hành khóa phòng hoặc mã truy cập
Sau khi chỗ ở được chỉ định, nhân viên Lễ Tan sẽ cung cấp chìa khóa hoặc khóa mã bí mật trên máy vi tính để truy cập vào chỗ ở. Đó là một thực tế chung để không nói bất cứ điều gì về số phòng hoặc phím máy tính lớn tiếng trong khi đưa nó cho khách. Nhân viên hỗ trợ khách với hành lý xử lý đến chỗ ở và giải thích các tính năng lưu trú. Tiếp viên sau đó đưa chìa khóa cho khách, chào đón cho kỳ nghỉ tốt nhất, và rời khỏi chỗ ở bằng cách đóng cửa lại.
Xử lý các yêu cầu đặc biệt
Nếu khách không hài lòng với chỗ ở vì bất kỳ lý do nào không đạt yêu cầu hoặc khó chịu, nhân viên chuông có thể mang thông báo này đến nhân viên lễ tân. Ngoài ra, nếu khách có yêu cầu đặc biệt như cái nôi cho em bé hoặc túi nước nóng hoặc bộ dụng cụ cạo râu và như nhau, nhân viên Lễ Tân có nghĩa vụ thực hiện đúng yêu cầu đúng giờ.