Quản Lý Tiền Sảnh - Kiểm Toán Đêm
Kiểm toán là gì, nhưng tiến hành kiểm tra tài chính của tổ chức. Đối với một doanh nghiệp khách sạn, việc quản lý tài chính bắt đầu tại Bộ phận tiền sảnh. Đăng chính xác các giao dịch trên các khách hàng bắt đầu tại Bộ phận tiền sảnh , được tiếp tục thực hiện cho bộ phận kế toán văn phòng. Các tài khoản khách được kiểm tra hàng ngày trong quá trình kiểm toán.
Các chuyên gia đề nghị đội ngũ quản lý khách sạn đi qua các báo cáo kiểm toán ban đêm hàng ngày để có được một cái nhìn sâu sắc về công suất phòng và tài chính của khách sạn.
Hãy để chúng tôi xem Kiểm toán đêm là gì và chi tiết về điều tương tự.
Kiểm toán đêm là gì?
Đây là quá trình kiểm toán, nơi Kiểm toán đêm đánh giá tất cả các hoạt động tài chính của khách sạn đã diễn ra trong một ngày.
Quá trình kiểm toán trong ngày thường được tiến hành vào cuối ngày trong đêm tiếp theo, do đó có tên ‘Kiểm toán ban đêm’. Nó có thể được thực hiện bằng phương pháp thông thường của việc sử dụng giấy tờ, biên nhận, chứng từ, phiếu giảm giá và các tệp. Nhưng thực hiện kiểm toán bằng các hệ thống PMS hiện đại là dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.
Các hoạt động cơ bản trong Kiểm toán ban đêm
Kiểm toán viên ban đêm thực hiện các bước sau trong hoạt động kiểm toán ban đêm -
Đăng chỗ ở và phí thuế
Tích lũy phí dịch vụ khách và thanh toán
Giải quyết các hoạt động tài chính của các phòng ban khác nhau
Giải quyết các khoản phải thu
Chạy số dư dùng thử trong ngày
Chuẩn bị báo cáo kiểm toán ban đêm
Cần Kiểm toán đêm
Mục tiêu của kiểm toán ban đêm là đánh giá các hoạt động tài chính của khách sạn. Kiểm toán ban đêm không chỉ đánh giá tài khoản của khách bằng cách kiểm tra các khoản tín dụng và ghi nợ mà còn theo dõi các giới hạn tín dụng của khách hàng và số lần bán hàng dự kiến và thực tế từ các phòng ban khác nhau. Kiểm toán đêm đánh giá dòng tiền hàng ngày vào và ra khỏi tài khoản của khách sạn.
Kiểm toán ban đêm có tầm quan trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của khách sạn. Cơ quan quản lý đề cập đến báo cáo kiểm toán ban đêm để lên kế hoạch cho các mục tiêu trong tương lai và kiểm soát chi phí. Các nhà quản lý có thể phản ứng ngay lập tức trên các thông tin có được.
Trách nhiệm của Kiểm toán viên ban đêm
Ngoài các hoạt động kiểm toán cơ bản được liệt kê ở trên, kiểm toán viên ban đêm thực hiện các trách nhiệm sau đây -
Tiếp quản từ sự thay đổi cuối cùng.
Nhận phòng hoặc trả phòng sau 23:00 tối.
Đăng ký khách.
Phân bổ chỗ ở cho khách mới nhận phòng.
Giải quyết các giao dịch trong các tài khoản khách mới được tạo.
Đang xác minh folios của khách.
Đang xác minh báo cáo trạng thái phòng.
Cân bằng tất cả các thủ tục giấy tờ với các tài khoản trong PMS.
Còn lại chịu trách nhiệm về an ninh của cơ sở.
Xử lý các phím lưu trú của khách.
Đang sao lưu các báo cáo được tạo bởi PMS.
Chuẩn bị danh sách khách đến dự kiến cho ngày hôm sau.
Đóng các hoạt động tài chính trong một ngày.
Bắt đầu hoạt động tài chính cho ngày hôm sau.
Nhận và ghi tiền gửi ngân hàng.
Các loại báo cáo kiểm toán ban đêm
Ngày nay, PMS giúp các kiểm toán viên ban đêm ở mức độ lớn trong việc kiểm toán và tạo ra các báo cáo chính xác. Dưới đây là một số báo cáo điển hình được tạo trong quá trình Kiểm toán đêm -
Night Audit Accommodation Report (Báo cáo Chỗ ở Kiểm toán Đêm) - Nó cung cấp một ảnh chụp nhanh về những ngày mà chỗ ở bị chiếm đóng, những ngày có chỗ ở, nhận phòng, trả phòng, vắng mặt và hủy bỏ. Báo cáo này có thể hiển thị thêm chi tiết cho bất kỳ mục nào được liệt kê ở trên.
Night Audit Counter Report - Nó cung cấp thông tin chi tiết về tiền mặt và hóa đơn thẻ tín dụng và rút tiền.
Báo cáo doanh thu kiểm toán ban đêm - Báo cáo cung cấp thông tin về doanh thu nhà ở, doanh thu hủy và doanh thu không hiển thị và doanh thu POS khác. Doanh thu được tạo ra thông qua các cơ quan và cơ quan khác nhau như đại lý du lịch, tổ chức công ty, đặt phòng qua internet. vv, cũng được liệt kê trong báo cáo này.
Báo cáo thuế kiểm toán ban đêm - Chứa tất cả thông tin thuế về doanh thu đặt trước và các khoản thu nhập POS khác như VAT, thuế hàng xa xỉ và thuế dịch vụ.
Báo cáo của nhân viên thu ngân - Đây là danh sách chi tiết về hoạt động thu ngân của dòng tiền và thông lượng, thẻ tín dụng và tổng số PMS. Báo cáo của nhân viên thu ngân là một phần rất quan trọng trong hệ thống kiểm soát tài chính của một khách sạn. Người quản lý Bộ phận tiền sảnh xem xét việc Kiểm toán đêm và tìm bất kỳ sự phân kỳ nào giữa số tiền thực tế nhận được và tổng số PMS.
Báo cáo của người quản lý - Đây là danh sách thống kê về số người dùng trong ngày hôm trước. Nó bao gồm thông tin chi tiết về chỗ ở sẵn có, chỗ ở bị chiếm đóng, chỗ ở đã bán và chỗ trống, giá vé, số lượng khách trong khách sạn, số lượng vắng mặt, v.v.
Báo cáo của Tổng Giám đốc - Mỗi phòng trong khách sạn được yêu cầu gửi báo cáo bán hàng hàng ngày đến văn phòng phía trước. Sử dụng thông tin của họ, một báo cáo tổng thể của phòng ban được tạo ra để đánh giá của tổng giám đốc. Tổng Giám đốc xác định các bộ phận tạo lợi nhuận và đánh giá sự thành công của bán hàng và tiếp thị.
Báo cáo số dư cao - Đây là báo cáo chi tiết về những khách vượt quá giới hạn tín dụng do quản lý khách sạn đặt ra.
Báo cáo tóm tắt cân bằng sổ kế toán - Nó hiển thị số dư mở và đóng cho Sổ ký quỹ tiền gửi tạm ứng, Sổ khách và Sổ cái thành phố.
Báo cáo kiểm toán giá phòng - Nó liệt kê tất cả các mức giá được áp dụng cho mỗi khách và sự khác biệt so với tỷ lệ giá với mã đặt trước được xác định trước.
Báo cáo cân bằng ban đêm
Dưới đây là một số công thức được sử dụng để cân bằng kiểm toán ban đêm -
Công thức cho tiền gửi ngân hàng cân bằng
Công thức để cân bằng tiền gửi ngân hàng là
Total Bank Deposits - Total Cash Sales - Credit card received A/R – Cash received A/R = 0
Công thức cho cân bằng khách sổ cái
Công thức để cân bằng sổ cái khách là -
Total Revenue - Paid-outs and non-collect sales = Daily revenue - Total cash income - Today’s outstanding A/R income = 0
Công thức để cân bằng sổ cái
Yesterday's outstanding A/R + Today's outstanding A/R income = Total outstanding A/R - Credit card received and applied to A/R – Cash received and applied to A/R = balance of A/R