Thứ hạng và trách nhiệm của Bộ phận Lễ Tân
Hãy để chúng tôi thảo luận về một số cấp bậc nổi bật trong Bộ phận Lễ Tân và trách nhiệm tương ứng của họ
Người quản lý đặt chỗ
Trong bối cảnh của khách sạn, đặt phòng theo cụm từ được sử dụng để đặt phòng nghỉ riêng tại khách sạn trong một khoảng thời gian. Phần đặt phòng không trực tiếp đối phó với khách.
Một số nhiệm vụ quan trọng mà người quản lý đặt phòng chịu trách nhiệm là -
- Có kiến thức về hệ thống đặt chỗ.
- Cung cấp và cập nhật thông tin về các tour du lịch, giá cả và hành trình.
- Xem xét đặt phòng khách sạn hàng ngày.
- Chuẩn bị dự báo công suất.
- Cập nhật tỷ lệ đại lý du lịch trong hệ thống.
- Xử lý thư từ với các cơ quan du lịch bên ngoài.
- Phân bổ nhiệm vụ hàng ngày cho nhân viên đặt chỗ.
- Đảm bảo các ưu đãi đặc biệt với khách lặp lại, khách VIP, hoặc nhóm khách.
- Đào tạo nhân viên cấp dưới.
Người quản lý tiếp tân
Sau đây là một số vai trò và trách nhiệm nổi bật của người quản lý tiếp tân:
- Xử lý việc đến và đi của khách.
- Chào đón khách, hộ tống họ đến phòng và tiễn họ đi.
- Đảm bảo lời chào chuyên nghiệp của khách hàng, khách truy cập và khách mời.
- Phối hợp với bộ phận vệ sinh phòng sạch.
- Làm đầy thẻ đăng ký cho khách với chỗ ở được đặt trước hoặc giúp khách điền vào.
- Sắp xếp món quà bất ngờ cho khách vào những ngày đặc biệt của họ.
- Đào tạo tiếp tân.
- Xử lý các đánh giá và phần thưởng hiệu suất của nhân viên.
- Xem xét các tiêu chuẩn hiện hành về các dịch vụ và thủ tục của văn phòng và thực hiện các biện pháp mới nếu cần.
- Đảm bảo và Lập lịch trình nhân viên Bộ phận Lễ Tân.
- Quản lý các chức năng và sự kiện VIP diễn ra tại khách sạn.
- Nâng cấp phần mềm nếu cần.
- Cập nhật cơ sở dữ liệu sao lưu thường xuyên.
Quản lý dịch vụ khách
Trách nhiệm của người quản lý dịch vụ khách bao gồm
- Xử lý thư khách, thư từ và giao thông.
- Đảm bảo thư khách được gửi vào đúng thời điểm.
- Đào tạo nhân viên dịch vụ khách hàng như người điều hành, nhân viên chuông, nhân viên đỗ xe và nhân viên khuân vác.
- Duy trì thẻ đề xuất dịch vụ khách và khiếu nại của khách.
- Lập kế hoạch và đánh giá nhân viên dịch vụ khách.
- Đảm bảo nhân viên cung cấp dịch vụ, chính xác và kịp thời.
- Quản lý dịch vụ khách
Kiểm toán đêm
Người quản lý này làm việc vào ban đêm. Trách nhiệm điển hình của người quản lý kiểm toán ban đêm là:
- Đăng phí chỗ ở, thuế và các dịch vụ trả phí khác như nhà hàng, phí Internet vào tài khoản của từng khách hàng một cách chính xác.
- Chịu trách nhiệm như một người quản lý nhiệm vụ cho ca đêm.
- Giải quyết các tài khoản khách nếu cần.
- Bảo vệ quyền tác giả của khách sạn trong ca đêm.
Quản lý thông tin liên lạc
- Người quản lý truyền thông chịu trách nhiệm cho:
- Giữ và kiểm tra tất cả các phương tiện truyền thông như PBX, fax, internet trong khách sạn.
- Đào tạo và lên lịch cho các nhà khai thác điện thoại trong trường hợp khách sạn lớn.
- Đảm bảo gửi fax ngay cho khách nếu cần.
- Thẩm định các nhà điều hành điện thoại.
- Thay đổi hệ thống thông tin liên lạc thành công nghệ mới nhất để dễ sử dụng.
Front Office - Phẩm chất và năng lực của nhân viên
Là một phần của ngành dịch vụ, nhân viên Bộ phận Lễ Tân cần có những phẩm chất và năng lực sau đây. Các nhân viên Bộ phận Lễ Tân được yêu cầu:
- Hiểu vai trò và trách nhiệm tương ứng của họ trong khách sạn và văn phòng làm việc.
- Trang bị cho mình những nghi thức cơ bản và chủ nghĩa lịch sự.
- Sở hữu tính cách dễ chịu, lịch sự và thân mật.
- Mặc đồng phục sạch sẽ và gọn gàng với cùng một phụ kiện và giày dép.
- Thực hiện bản thân với tính chuyên nghiệp, thái độ tích cực và tính chất hợp tác.
- Có kỹ năng giao tiếp phi thường.
- Hãy là một người chơi trong đội.
- Có khả năng để giải quyết các tình huống khó khăn.