Quản lý Bộ phận Lễ Tân và  Đặt phòng

Đặt phòng khách sạn là một trong những trách nhiệm quan trọng của Bộ phận Lễ Tân. Một khách tiềm năng liên hệ với một khách sạn để biết tình trạng sẵn có của loại chỗ ở mong muốn và bất kỳ dịch vụ mà khách sạn cung cấp. Bộ phận Lễ Tân cần phản ứng với yêu cầu của khách.

Đối với một khách, đặt phòng làm tăng cơ hội của một thỏa thuận tốt hơn cho chỗ ở yên tâm khi đến nơi. Đối với một khách sạn, đặt phòng có thể cho phép quản lý tốt hơn trải nghiệm của khách trong suốt mùa thường cũng như mùa cao điểm. Thủ tục đặt phòng khác nhau tùy thuộc vào kích thước và thương hiệu của khách sạn và hệ thống đặt chỗ được sử dụng.

Hãy cho chúng tôi biết chi tiết cách văn phòng phía trước xử lý đặt chỗ.

Các loại hệ thống đặt phòng khách sạn

Một hệ thống đặt phòng hiệu quả và hiệu quả là những gì làm tăng thêm lợi nhuận của khách sạn. Sau đây là các hệ thống đặt phòng phổ biến nhất.

Hệ thống đặt phòng Whitney

Nó được phát triển vào năm 1940 bởi Whitney Paper Corporation từ New York, do đó tên. Đây là một hệ thống đặt phòng thủ công thông thường các khách sạn được sử dụng để làm theo trong những ngày trước máy tính trong khách sạn. Nó chứa các thiết lập sau đây để đặt phòng:

• Phiếu yêu cầu đặt chỗ ở
• Phiếu Whitney ghi lại tên khách, loại chỗ ở, số lượng và thời gian lưu trú
• Phiếu đến tạm thời / vĩnh viễn
• Hóa đơn của khách
• Thẻ đăng ký khách
• Tệp thư từ
• Tạp chí phòng ngủ ghi lại sức chứa hàng ngày của khách với ngày, tên khách, loại phòng và số phòng

Chúng ta hãy xem cách một tờ báo Whitney và tạp chí phòng ngủ trông như thế nào.

Whitney Slip

Bedroom Journal

 

Mặc dù hệ thống này tỏ ra hiệu quả nhưng nó tạo ra rất nhiều thủ tục giấy tờ với phạm vi thỉnh thoảng bị lỗi. Những hạn chế đã được khắc phục bởi hệ thống đặt phòng trung tâm.

Hệ thống đặt chỗ trung tâm (CRS)

Đây là một hệ thống đặt phòng trên máy vi tính giúp giảm giấy tờ và có thể xử lý một lượng lớn dữ liệu đặt trước dễ dàng.

Trong hệ thống này, vì dữ liệu khách và dữ liệu đặt trước được lưu trữ trên các đĩa lưu trữ của máy tính, nó có thể được truy cập theo ý muốn. Nó được lưu trữ dưới dạng một cơ sở dữ liệu của bộ sưu tập các bản ghi có thể cho phép tìm kiếm, thêm, xóa hoặc cập nhật bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến khách.

Hệ thống đặt phòng trên máy vi tính không chỉ giúp đặt phòng cho khách mà còn giúp dự báo số lượng chỗ ở có thể được đặt trước trong một khoảng thời gian sắp tới.

Đây là cách để CRS hoạt động

Khách của đại lý bán hàng của khách sạn gọi để kiểm tra tình trạng phòng còn trống. Nó được chuyển tiếp đến nhân viên đặt phòng trước. Các nhân viên tìm hiểu chi tiết về yêu cầu và kiểm tra tính khả dụng của chỗ ở mong muốn trong cơ sở dữ liệu. Theo chính sách và thủ tục đặt phòng, nhân viên đặt phòng sau đó thông báo hoặc đề xuất lễ tân về tình trạng sẵn có của chỗ ở và thực hiện hành động thích hợp hơn nữa.

Vai trò của Internet trong Đặt chỗ

Internet đã mang lại một động lực trong kinh doanh khách sạn là tốt. Nó tạo điều kiện quản lý liền mạch của một văn phòng của khách sạn nằm ở những nơi khác nhau và các phòng ban khác nhau của họ.

Các doanh nghiệp khách sạn đang tích cực làm việc trên Internet 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần. Internet đã đơn giản hóa hệ thống đặt chỗ phức tạp. Nó cho phép Hệ thống Quản lý Khách sạn Trực tuyến (OHMS) như Hotelogix giúp khách đặt chỗ ở theo lựa chọn của mình một cách nhanh chóng và thuận tiện. Khách của khách sạn có thể truy cập biểu đồ giá, tình trạng phòng trống, thời gian nhận phòng và trả phòng, chi tiết về các nhà hàng, v.v ... một cách thuận tiện.

Nguồn đặt chỗ

Mọi người đi du lịch vì nhiều lý do khác nhau như cá nhân cũng như cho MICE. Có nhiều nguồn khác nhau mà từ đó yêu cầu đặt chỗ đổ vào:

• Yêu cầu trực tiếp từ khách - Những khách hàng tiềm năng có thể tiếp cận riêng với khách sạn để đặt chỗ ở chủ yếu khi họ là khách đơn lẻ hoặc khách du lịch gia đình.
• Yêu cầu từ đại lý du lịch - Họ có thể tiếp cận khách sạn để đặt phòng cho khách du lịch nhóm.
• Yêu cầu từ Đại lý của công ty - Một tổ chức có thể yêu cầu khách sạn đặt chỗ ở cho nhân viên, khách hàng hoặc khách truy cập của họ.
• Yêu cầu từ hãng hàng không - Các hãng hàng không có thể đặt chỗ ở cho nhân viên làm việc của họ cho việc lưu trú thường xuyên cũng như trong trường hợp hủy chuyến bay.
• Yêu cầu từ các tổ chức - Nhiều tổ chức SMERF hoặc NGO yêu cầu đặt trước khách sạn cho người chơi thể thao, đoàn đại sứ quán hoặc nhóm chương trình nghệ thuật biểu diễn, nhóm hội thảo và những người đi đến địa điểm khác nhau.

Quản lý Đặt chỗ

Bước đầu tiên để đặt chỗ ở là kiểm tra xem loại chỗ ở được yêu cầu có sẵn để bán trong một khoảng thời gian cụ thể không. Nó được thực hiện bằng cách kiểm tra các bảng dự báo hoặc các hệ thống máy tính.

Chấp nhận đặt chỗ ở

Việc đặt chỗ ở được chấp nhận nếu loại phòng mong muốn có sẵn trong khách sạn để bán. Nếu nó không có sẵn trong một mùa cao điểm hoặc nếu khách đang có nhu cầu cấp bách, nhân viên đề nghị cho chỗ ở thay thế gần như tương tự bằng cách nêu rõ các tiện nghi và cơ sở vật chất của nó.

Đặt phòng được chấp nhận trong các trường hợp sau cùng với tình trạng sẵn có của chỗ ở

• Khách mới có đến khách sạn không?
• Khách có thông tin tốt với khách sạn về việc thanh toán và hành vi không?
• Khách mời có phải là VIP không?

Từ chối đặt chỗ ở

Việc từ chối đặt phòng trực tiếp có nghĩa là mất doanh thu. Nhưng có một số tình huống khi nhân viên đặt chỗ từ chối đặt chỗ cho khách hoặc đại lý. Các nguyên nhân tiềm năng của việc từ chối đặt trước là -

• Tất cả các phòng trong khách sạn được đặt - Trong trường hợp như vậy, nhân viên đặt phòng từ chối đặt phòng một cách lịch sự và gợi ý một khách sạn khác trong cùng khu vực hoặc tài sản khác của cùng một chủ sở hữu trong một khu vực gần đó.
• Loại chỗ ở được yêu cầu không có sẵn - Trong trường hợp này, nhân viên đặt phòng gợi ý chỗ ở thay thế.
• Khách / Đại lý bị liệt vào danh sách đen - Một số khách hoặc đại lý bị liệt vào danh sách đen do lịch sử thanh toán của họ so với khách sạn. Trong trường hợp này, nhân viên đặt chỗ tìm kiếm lời khuyên của người quản lý đặt chỗ.

Cuối cùng, phần đặt trước của văn phòng phía trước chuẩn bị danh sách các đặt phòng trong ngày và gửi đến quầy lễ tân. Danh sách này cũng chứa các thông tin quan trọng như khách mới hoặc lặp lại, tùy chọn của khách về vị trí hoặc trang trí phòng. Các phòng sau đó được chuẩn bị bởi dịch vụ dọn phòng.

Hủy đặt chỗ ở

Đây là một sự kiện khác khi khách sạn mất kinh doanh với khách. Mặc dù thực tế là mất doanh thu quá mức, nhân viên văn phòng phía trước phải phản ứng với nó một cách lịch sự và duyên dáng. Nhân viên cũng cần phải chuyển mọi khoản phí hủy bỏ mà khách phải thanh toán trong khi hủy đặt phòng. Việc hủy bỏ được thực hiện theo các bước sau:

• Tìm hiểu chi tiết của khách và chỗ ở được đặt trước tương ứng.
• Xác minh phí hủy, nếu có.
• Thông báo cho khách về phí hủy.
• Hủy đặt chỗ trong hệ thống.
• Cập nhật hệ thống về tính khả dụng của chỗ ở.
• Xác nhận khách về việc hủy bỏ.

Tạo báo cáo đặt trước
Báo cáo đặt chỗ được tạo để giúp quản lý tìm xu hướng và đưa ra dự báo về doanh nghiệp.

Các báo cáo thường có các loại sau:

• Báo cáo nghề nghiệp
• Báo cáo đến đặc biệt
• Báo cáo dự báo doanh thu