Quản Trị Tiền Sảnh Trong Nhà Hàng - Khách Sạn
Theo phong thủy, Tiền sảnh là khu vực quan trọng mang lại năng lượng, tài lộc và may mắn vào nhà. Đối với riêng ngành Nhà hàng – Khách sạn, việc vận hành tốt khu vực này không chỉ thể hiện bộ mặt mà còn là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Do đó, yêu cầu tuyển dụng đối với nhóm ngành Quản trị Tiền sảnh rất đề cao kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn
Quản trị tiền sảnh là gì
Đây là một trong nhiều phòng kinh doanh của khách sạn trực tiếp tương tác với khách hàng khi họ đến khách sạn lần đầu tiên. Các nhân viên của bộ phận này là trái tim của khách sạn, người trực tiếp giao tiếp với khách hàng.
Nhân viên tiền sảnh xử lý các giao dịch giữa khách sạn và khách của mình. Các nhân viên nhận được yều càu của khách, xử lý các yêu cầu của họ, và ấn tượng đầu tiên về khách sạn vào tâm trí của họ.
Những hoạt động của bộ phận tiền sảnh
Các hoạt động này giao tiếp trực tiếp với khách lưu trú của khách sạn. Các vị khách có thể tương tác và nhìn thấy những hoạt động này diễn ra tại khu vực này, do đó, các hoạt động trên được gọi là tiền sảnh.
Một vài trong số các hoạt động này bao gồm -
Tương tác với khách để xử lý yêu cầu về chỗ ở.
Kiểm tra tính khả dụng của chỗ ở và chỉ định chỗ ở cho khách.
- Thu thập thông tin chi tiết khi đăng ký khách.
- Tạo tài khoản của khách với hệ thống kế toán FO
- Phát hành và giao chìa khóa phòng cho khách
- Thực hiện thanh toán cho khách tại thời điểm trả phòng.
Vòng đời hoạt động của khách lưu trú trong khách sạn
Nói chung, sự tương tác của khách với khách sạn được chia thành bốn giai đoạn tiếp theo sau đây
1. Trước khi khách đến
Đây là giai đoạn mà khách hàng đang lên kế hoạch lưu trú tại khách sạn. Trong giai đoạn đầu tiên, khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng hỏi về sự sẵn có của loại hình mong muốn của chỗ ở và các tiện nghi của nó thông qua cuộc gọi điện thoại hoặc e-mail. Khách hàng cũng cố gắng tìm hiểu thêm thông tin về khách sạn bằng cách truy cập trang web của khách sạn.
Ở phía khách sạn, hệ thống bán phòng nắm trước nắm bắt thông tin của khách như tên, tuổi, số điện thoại liên lạc, thời gian lưu trú để đặt phòng và v.v ...
Vòng Đời Của Khách Lưu Trú Trong Khách SẠn
2. Khi khách đến
Đây là giai đoạn mà bộ phận tiền sảnh của khách sạn sẽ trực tiếp giao dịch với khách lưu trú
Nhân viên Lễ Tân tại khách sạn trực tiếp đón khách tại quầy lễ tân. Những người khuân vác mang hành lý của khách. Đối với khách đã đặt phòng đã được xác nhận, nhân viên văn phòng phía trước sẽ trao Thẻ Đăng ký Khách (GRC) cho khách và yêu cầu khách điền thông tin cá nhân về thời gian lưu trú tại khách sạn. Các nhân viên bán hàng sau đó đăng ký khách trong cơ sở dữ liệu do đó tạo ra một hồ sơ khách và một tài khoản khách cùng với nó. Sau đó, nhân viên bán hàng giao lại bộ dụng cụ chào đón và chìa khóa của chỗ ở. Sau thủ tục đăng ký, khách có thể bắt đầu lưu trú tại đây.
3. Trong quá trình khách lưu trú trong khách sạn
Trong thời gian lưu trú, hệ thống kế toán văn phòng tiền sảnh có trách nhiệm theo dõi các khoản phí của khách từ các nhà hàng, dịch vụ phòng, quầy bar hoặc bất kỳ cuộc gọi điện thoại nào được thực hiện qua hệ thống thông tin của khách sạn. Nhân viên tiền sảnh phía trước có trách nhiệm quản lý và phát hành đúng chìa khóa của chỗ ở cho đúng khách. Theo yêu cầu của khách, nhân viên tại đây cũng sắp xếp dịch vụ đưa đón, trông trẻ hoặc tour du lịch địa phương trong khi khách lưu trú tại khách sạn.
4. Check Out - Trả Phòng
Khi khách lưu trú yêu cầu trả phòng, hệ thống tiền sảnh phía trước đảm bảo thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ được cung cấp tại khách sạn. Nếu hóa đơn của khách không được thanh toán đầy đủ, số dư sẽ được chuyển từ khách sang hồ sơ công nợ. Khi điều này xảy ra, bộ phận kế toán - back offfice có nhiệm vụ xử lý công nợ .
Tại thời điểm khách trả phòng, nhân viên tiền sảnh phía trước cảm ơn khách vì đã có cơ hội để phục vụ và sắp xếp để xử lý hành lý. Ngoài ra, nếu khách yêu cầu dịch vụ đưa đón sân bay hoặc dịch vụ thả khách khác, bàn chuông ở quầy lễ tân sẽ đáp ứng yêu cầu của khách.