Quản Lý Đặt Phòng Trong Khách Sạn

Đặt phòng khách sạn là một trong những trách nhiệm quan trọng của bộ phận kinh doanh. Một khách tiềm năng liên hệ với một khách sạn để biết tình trạng sẵn có của loại chỗ ở mong muốn và bất kỳ dịch vụ đi kèmo mà khách sạn cung cấp. Bộ phận tiền sảnh cần giải đáp yêu cầu của khách

Đặt phòng khách sạn là một trong những trách nhiệm quan trọng của bộ phận kinh doanh. Một khách tiềm năng liên hệ với một khách sạn để biết tình trạng sẵn có của loại chỗ ở mong muốn và bất kỳ dịch vụ đi kèmo mà khách sạn cung cấp. Bộ phận tiền sảnh cần giải đáp yêu cầu của khách

Đối với một khách, quá trình đặt phòng làm tăng cơ hội về một thỏa thuận cho chỗ ở, khách lưu trú sẽ yên tâm khi đến nơi. Đối với một khách sạn, đặt phòng có thể cho phép quản lý tốt hơn trải nghiệm của khách trong suốt mùa kinh doanh bình thường cũng như mùa cao điểm. Thủ tục đặt phòng khác nhau tùy thuộc vào vị thế và thương hiệu của khách sạn và hệ thống đặt chỗ được sử dụng.

Việc ghi nhận thông tin đặt phòng của khách có thể sử dụng thủ công hoặc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Với sự ra đời của máy tính, việc ghi nhận đặt phòng trở qua phần mềm sẽ giảm đi việc lưu trử thông tin đặt phòng bằng giấy và thủ công

Trong hệ thống này, vì dữ liệu khách và dữ liệu đặt trước được lưu trữ trên các đĩa lưu trữ của máy tính, nó có thể được truy cập theo ý muốn. Nó được lưu trữ dưới dạng một cơ sở dữ liệu của bộ sưu tập các bản ghi có thể cho phép tìm kiếm, thêm, xóa hoặc cập nhật bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến khách.

Hệ thống đặt phòng trên máy vi tính không chỉ giúp đặt phòng cho khách mà còn giúp dự báo số lượng chỗ ở có thể được đặt trước trong một khoảng thời gian sắp tới.

Quy trình đặt phòng khách sạn

Quy Trình Đặt Phòng

Khách của đại lý bán hàng của khách sạn gọi để kiểm tra tình trạng phòng còn trống. Nó được chuyển tiếp đến nhân viên đặt phòng trước. Các nhân viên tìm hiểu chi tiết về yêu cầu và kiểm tra tính khả dụng của chỗ ở mong muốn trong cơ sở dữ liệu khách sạn. Theo các chính sách và thủ tục đặt phòng, nhân viên đặt phòng sau đó thông báo hoặc đề xuất lễ tân về tình trạng sẵn có của chỗ ở và có hành động thích hợp hơn.

Các Nguồn Đặt Phòng

Mọi người đi du lịch vì nhiều lý do khác nhau như cá nhân cũng như đi công tác. Có nhiều nguồn khác nhau mà từ đó yêu cầu đặt chỗ được phân loại

Yêu cầu trực tiếp từ khách - Những khách hàng tiềm năng có thể tiếp cận riêng với khách sạn để đặt chỗ ở chủ yếu khi họ là khách đơn lẻ hoặc khách du lịch gia đình.

Yêu cầu từ đại lý du lịch - Họ có thể tiếp cận khách sạn để đặt phòng cho khách du lịch nhóm, đoàn.

Yêu cầu từ Đại lý của công ty - Một tổ chức có thể yêu cầu khách sạn đặt chỗ ở cho nhân viên, khách hàng hoặc khách truy cập của họ.

Yêu cầu từ hãng hàng không - Các hãng hàng không có thể đặt chỗ ở cho nhân viên làm việc của họ cho việc lưu trú thường xuyên cũng như trong trường hợp hủy chuyến bay.

Quản Lý Đặt Phòng

Bước đầu tiên để đặt chỗ ở là kiểm tra xem loại chỗ ở được yêu cầu có sẵn để bán trong một khoảng thời gian cụ thể không. Nó được thực hiện bằng cách kiểm tra các bảng dự báo hoặc tình trạng phòng trống trên máy tính.

Chấp nhận đặt chỗ ở

Việc đặt chỗ ở được chấp nhận nếu loại phòng mong muốn có sẵn trong khách sạn để bán. Nếu nó không có sẵn trong một mùa cao điểm hoặc nếu khách đang có nhu cầu cấp bách, nhân viên đề nghị cho chỗ ở thay thế gần như tương tự bằng cách nêu rõ các tiện nghi và cơ sở vật chất của nó.

Đặt phòng được chấp nhận trong các trường hợp sau cùng với tình trạng sẵn có của chỗ ở -

Có phải là khách mới có đến khách sạn không?
Khách có thông tin tốt với khách sạn về việc thanh toán và hành vi không?
Khách đặt phòng có phải là VIP không?

Từ chối đặt chỗ ở

Việc từ chối đặt phòng trực tiếp có nghĩa là mất doanh thu. Nhưng có một số tình huống khi nhân viên đặt chỗ từ chối đặt chỗ cho khách hoặc đại lý. Các nguyên nhân tiềm năng của việc từ chối đặt trước là -

Tất cả các phòng trong khách sạn được đặt - Trong trường hợp như vậy, nhân viên đặt phòng từ chối đặt phòng một cách lịch sự và gợi ý một khách sạn khác trong cùng khu vực hoặc một khách sạn khác của cùng một chủ sở hữu trong một khu vực gần đó.

Loại chỗ ở được yêu cầu không có sẵn - Trong trường hợp này, nhân viên đặt phòng gợi ý chỗ ở thay thế.

Khách / Đại lý bị liệt vào danh sách đen - Một số khách hoặc đại lý bị liệt vào danh sách đen do lịch sử thanh toán của họ so với khách sạn. Trong trường hợp này, nhân viên đặt chỗ tìm kiếm lời khuyên của người quản lý đặt chỗ.

Cuối cùng, phần đặt trước của văn phòng phía trước chuẩn bị danh sách các đặt phòng trong ngày và gửi đến quầy lễ tân. Danh sách này cũng chứa các thông tin quan trọng như khách mới hoặc khách từng ở, tùy chọn của khách về vị trí hoặc trang trí phòng. Các phòng sau đó được chuẩn bị bởi dịch vụ dọn phòng - housekeeping.

Hủy đặt chỗ ở

Đây là một sự kiện khác khi khách sạn mất cơ hội kinh doanh với khách. Mặc dù thực tế là mất doanh thu cho khách sạn, nhân viên tiền sảnh phải phản ứng với nó một cách lịch sự và duyên dáng. Nhân viên cũng cần phải chuyển mọi khoản phí hủy bỏ mà khách phải thanh toán trong khi hủy đặt phòng. Việc hủy bỏ được thực hiện theo các bước sau:

Tìm hiểu chi tiết của khách và chỗ ở được đặt trước tương ứng.
Xác minh phí hủy, nếu có.
Thông báo cho khách về phí hủy.
Hủy đặt chỗ trong hệ thống.
Cập nhật hệ thống về tính khả dụng của chỗ ở.
Xác nhận khách về việc hủy bỏ.

Tạo báo cáo đặt phòng trước

Báo cáo đặt chỗ được tạo để giúp quản lý tìm xu hướng và đưa ra dự báo về kinh doanh.

Các báo cáo thường có các loại sau:

Báo cáo công suất đặt phòng
Báo cáo thông tin đặt phòng trước khi khách đến nhận phòng
Báo cáo dự báo doanh thu
Báo cáo hũy đặt phòng - khách đặt mà không đến (no-show)