Nghiệp vụ khách sạn - quy trình check in khách đoàn

1. Công Tác Chuẩn Bị

- Lễ tân kiểm tra lại tất cả thông tin trong hệ thống, hồ sư đặt phòng để chuẩn bị đầy đủ thông tin và yêu cầu dịch vụ trước khi khách đến.
- Căn cứ vào danh sách đoàn đã được cung cấp. Nhân viên Lễ tân chủ động phân phòng, và chuẩn bị phiếu nhận phòng, chìa khóa phòng và đồng thời thông tin bộ phận buồng phòng để phối hợp kiểm tra kỹ tình trạng phòng trước khi khách đến.
- Thông báo cho bộ phận bảo vệ, buồng phòng giờ khách đến, loại xe để chuẩn bị hỗ trợ đón tiếp và sắp xếp hành lý.

2. Khi Khách Đến

a. Trường hợp tất cả phòng đã sẳn sàng để làm thủ tục nhận phòng cho khách

- Làm việc với Hướng dẫn viên về việc phân phòng, nếu có điều chỉnh thay đổi thì điều chỉnh lại thông tin cập nhật nhất trước khi giao chìa khóa phòng.

- Mượn giấy CMND để làm thủ tục đăng ký

- Thu toàn bộ tiền phòng sau khi đã trừ tiền cọc (trường hợp khách tour là các Công ty Lữ hành được phép cho nợ thì không thu tiền phòng).

- An ninh kiểm tra và xác nhận số lượng hành lý, buộc phiếu hành lý vào các kiện hành lý (ghi rõ số phòng) và chủ động chuyển hành lý lên tận phòng cho khách. 

- Update tất cả thông tin vào hệ thống quản lý và sơ đồ phòng khách sạn.

- Hoàn thành thủ tục đăng ký lưu trú

b. Trường hợp chưa có phòng sẵn (khách chưa trả phòng, khách trả phòng muộn, phòng trong tình trạng khác )

- Vẫn làm thủ tục đăng ký nhận phòng như trên.

- Hỗ trợ khách để sắp xếp hành lý, mời khách dùng nước trong thời gian chờ đợi.

- Sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả và thông báo cho khách về thời điểm có thể nhận phòng.

- Phiếu hành lý vẫn tương tự như trên.